Apa itu SOP?

Apa itu SOP ? apa itu Standard Operating Procedures ?

Bagi sebagian perusahaan, terutama perusahaan-perusahaan yang sudah memahami arti penting keberadaan SOP bagi bisnis mereka, sangat menyakini bahwa SOP akan memberikan manfaat yang sangat banyak bagi pertumbuhan bisnis mereka. Sementara bagi perusahaan-perusahaan yang belum memahami arti penting dari SOP, akan memperlakukan SOP dengan sebelah mata, SOP dianggap sebagai aturan kaku yang akan mengganggu fleksibilitas kerja mereka, akan mengganggu irama permainan mereka dalam berbisnis.

SOP atau Standard Operating Procedures sesungguhnya sebuah alat manajemen untuk membuat keseragaman pola bisnis, keseragaman pola kerja dan keseragaman kualitas dari sebuah proses atau produk yang akan dibuat atau laksanakan. Adanya SOP menjamin keseragaman itu. Bagaimana jika tidak ada SOP? tentu keseragaman tidak dapat dipastikan.

Berikut ini definisi dari Standard Operating Procedure (SOP) :

• SOP adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
• SOP (Standard Operating Prosedure) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan (terdokumentasi) mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi perusahaan, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.SOP adalah serangkaian instruksi yang menggambarkan pendokumentasian dari kegiatan yang dilakukan secara berulang pada sebuah organisasi (EPA, 2001)
• SOP adalah suatu panduan yang menjelaskan secara terperinci bagaimana suatu proses harus dilaksanakan (FEMA, 1999).
• SOP adalah serangkaian instruksi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah (Lingappan, 2000).
• SOP adalah sebuah panduan yang dikemukakan secara jelas tentang apa yang diharapkan dan disyaratkan dari semua majikan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari (“Developing standard operating procedures in Wildland Fire Management”, 2003).
• SOP adalah Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
• SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.

Dari banyak definisi tentang arti SOP tersebut di atas, dapat kita simpulkan bahwa SOP adalah sebuah aturan, tatacara, panduan tertulis dan terdokumentasi secara baik guna melakukan sebuah atau beberapa proses kerja untuk mencapai atau mewujudkan tujuan utama dari proses kerja tersebut.

Manfaat SOP :

• Sebagai standard acuan yang digunakan oleh seluruh karyawan, baik atasan maupun bawahan dalam melakukan tugas-tugasnya sehingga lebih terarah dan tepat guna.
• Sebagai alat untuk mengurangi faktor kesalahan dan ketidak disiplinan karyawan dalam melakukan proses kerja.
• Meningkatkan efisiensi dan efektifitas karyawan baik secara individu maupun kelompok.
• Meningkatkan kemandirian karyawan sehingga tidak selalu tergantung pada manajemen/pimpinan dalam menjalankan tugasnya.
• Menciptakan ukuran standar kerja yang dapat dipakai oleh karyawan dalam mengevaluasi dan memperbaiki kemampuannya.
• Memberikan informasi mengenai peningkatan kompetensi karyawan.
• Menciptakan keseragaman proses kerja dan kualitas produk.

Mengapa SOP sangat dibutuhkan banyak perusahaan ?

Sesuai dengan perkembangan perusahaan dan kompleksitas bisnis serta dinamika yang ada, peran SOP semakin dibutuhkan dalam perusahaan sebagai pedoman dalam melakukan suatu proses pekerjaan. Bisa dibayangkan, tanpa pedoman yang baku (SOP) tentunya akan menimbulkan kebingungan di antara karyawan.

Seringnya permasalahan timbul dan problem yang selalu berulang-ulang membuat banyak karyawan frustasi sementara pimpinan sibuk dengan pekerjaannya dan tidak ada waktu untuk mengurusi problem yang terjadi di dalam unit bisnisnya. JIka ada problem yang selalu terjadi berulang-ulang, sudah dapat dipastikan sumber penyebabnya adanya kesalahan dalam prosedur kerja dan hal itu hanya dapat diperbaiki dengan cara mendesain ulang SOP yang sudah ada. Dalam SOP yang baik diatur bagaimana proses pekerjaan dilakukan, siapa yang harus mengerjakan, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang memberi persetujuan, kapan dilakukan, dokumen apa yang harus disiapkan dan lain-lain.

Karena sangat pentingnya SOP, maka seluruh karyawan baik di level pelaksana maupun pengawas, harus mampu merencanakan, membuat dan mendesain ulang SOP-SOP yang sudah ada.

Tahapan membuat SOP :
 
Setelah mengetahui apa itu SOP dan tujuan serta manfaat SOP, maka selanjutnya adalah tahapan dalam menyusun SOP. Tahapan-tahapan ini harus dipahami terlebih dahulu sebelum menyusun SOP yang diinginkan. Berikut adalah tahapan-tahapan dalam menyusun SOP:

• Kumpulkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai proses kerja baik kualitatif maupun kuantitatif. Hal ini bisa dengan berdiskusi dan melakukan tanya-jawab (interview) dengan Kepala Departemen yang sedang menjabat pada posisi yang akan dibuat SOP.
• Interview dilakukan agar dapat memahami secara lebih detail proses kerja yang akan dibuat.
• Gunakan perbandingan dengan lebih dari satu proses kerja agar alur proses kerja mendekati efektif.
• Gunakan setiap instrumen yang ada dan diperlukan pada setiap proses kerja (tools, hardware, software) untuk di masukkan ke dalam SOP yang akan dibuat.
• Catat efisiensi waktu, biaya (cost) dan energy lainnya untuk kemungkinan sistem yang akan digunakan.
• Sistem yang dipilih dapat sebelumnya dilakukan brain storming terlebih dahulu dengan Kepala Departemen yang bersangkutan untuk menerima pendapat dan masukan. Brainstrorming juga bisa melibatkan staff, customer dan pihak-pihak lain yang terlibat.
• Buat terlebih dahulu draft baku untuk dilakukan pembahasan dengan team yang ada (jika menggunakan sistem ISO, ikuti prosedur atau proses yang berlaku)
• Lakukan uji coba instrumen yang ada dengan draft SOP yang telah menjalani proses pembahasan.
• Jika dirasa sudah mewakili alur proses yang sesungguhnya serta cukup efektif dan efisien, maka minta persetujuan dari pimpinan, setelah sebelumnya dibuat draft revisi final atas SOP tersebut.
• Lakukan sosialisasi secara resmi kepada team terkait tas SOP baru tersebut yang akan di terapkan. Beri jangka waktu untuk persiapan antara sosialisasi dengan waktu penerapan SOP.

Cara membuat SOP :

Langkah terakhir adalah mengetahui cara membuat SOP dengan menggunakan template sbb:

• Esensi dari SOP adalah mudah dipahami dan diaplikasikan oleh pegawai yang melaksanakan. Oleh sebab itu gunakan kaidah “Mudah dibaca, dipahami dan dilaksanakan”.
• Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.
• Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca SOP melakukan sesuatu. Contoh “Kirim analisa ke supplier” bukan “Analisis dikirim kepada supplier“
• Gunakan kalimat positif dan hindari kata “tidak“, “jangan“.
• Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami.
• Buat bagan alurnya (flow chart).
• Buat penjelasan yang dibutuhkan, jika diperlukan.
• Buat dan cantumkan dokumen pendukun SOP (form, sheet, SK, dll).
• Cantumkan tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).
• Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
• Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.

Semoga bermanfaat.

Sumber : | Visit | Visit | 

Jangan Lupa Komentarnya Ya,Semoga Bermanfaat. :)

BUDAYAKAN MEMBACA DAN MENULIS KOMENTAR

Pengunjung yang Baik Itu yang Meninggalkan Komentar, Biarpun Itu Hanya Ucapan

"TERIMA KASIH"